Praxisbericht zur Einführung einer digitalen Pflegeplanung in einem ambulanten Pflegedienst 1999

Im Jahre 1999 wurde in unserem ambulanten Pflegedienst eine statistische Erfassung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter im Pflegedienst durchgeführt. Als prägnante Ergebnisse stellten sich zum einen verhältnismäßig lange Fahrt- und Wegezeiten aber vor allem der hohe Zeitaufwand von durchschnittlich 78 Minuten pro Pflegeplanung heraus.

Aufgrund dieser Ergebnisse wurde eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt. Die Zielsetzung war, zu klären, warum die Pflegeplanung so viel Zeit in Anspruch nimmt? Und wie man diesen Zeitaufwand minimieren kann.

Hieraus erfolgten folgende Ergebnisse:

1. Die Formulierung der Planung stellt großen Zeitbedarf dar / Lösungsvorschlag der Mitarbeiter: Standarisierung der Planung und vorgefertigte Textbausteine.
2. Die oft mangelnde Lesbarkeit der vorhergehenden Planung führt zu großen Problemen / hohem Zeitaufwand. Lösung: Keine handschriftliche Planung, sondern EDV gestützte Pflegeplanung / Ausdruck.

Aufgrund dieser Ergebnisse wurde durch die Geschäftsführung eine Arbeitsgruppe gegründet, mit dem Auftrag eine digitale Pflegeplanung zu ermöglichen.

Als Arbeitsgruppe wurde der EDV Administrator, ein Controller, eine Pflegefachkraft und die Pflegedienstleitung eingesetzt. Als Zeitkorridor wurde ein halbes Jahr bis zur Einführung einer digitalen Pflegeplanung gesetzt.

Die Arbeitsgruppe besuchte Messen und ließ sich verschiedene vorgefertigte Programme vorstellen.

Vier Lösungsmöglichkeiten wurden fest- und der Geschäftsführung vorgelegt:

1. Programmodul des bestehenden Abrechnungsprogrammes Kosten 2900,00 €
2. Eigenständiges Programm Kosten 3600,00 €
3. Access Datenbank als Eigenentwicklung Kosten ca. 1500,00 €
4. Excel Datenblatt als Eigenentwicklung Kosten ca. 1500,00 €

Klare Empfehlung der Arbeitsgruppe ist die Variante 1., weil die Kompatibilität zum bestehenden Abrechnungssystem hier als einzige Lösung eine direkte Anbindung hat.

Die Geschäftsführung entschied sich für Variante 4.

Weiteres Vorgehen

Die Arbeitsgruppe erstellt ein Anforderungsprofil an das Excel Datenblatt.

• Es sollte nach den im Pflegedienst genutzten AEDL`S strukturiert werden
• Felder: Problem, Ziel, Maßnahme, Evaluierung und Handzeichen enthalten
• Patientenstammdaten sollen auf einem allgemeinen Datenblatt eingegeben werden können und dann auf allen weiteren Ausdrucken wieder zu finden sein
• Textbausteine sollen genutzt werden können
• Die Handhabung soll sehr einfach sein

Als nächster Schritt wurden die Anforderungen auf Papier gebracht, was die gesamte Arbeitsgruppe erledigte.

Als weiterer Schritt wurde durch den Administrator das Gerüst der Excel-Vorlage programmiert. Parallel wurden durch Mitarbeiter des Pflegeteams die Textbausteine definiert. Insgesamt wurden über 320 Textbausteine gestaltet, die der Administrator in das Excel Blatt einarbeitete.

Nach Abschluss dieser Arbeiten unterzogen zwei Mitarbeiter das Datenblatt einem Praxistest. Hierbei wurden bestehende Fehler (wie Zuordnungen der Textbausteine, sowie Verknüpfungsprobleme der Patientendaten) gelöst.

Parallel zur Schulung aller Mitarbeiter, begann die Einführung in die Praxis.

Die Praxisphase war durch viele Fehlbedienungen der Mitarbeiter und andere Probleme geprägt. Erneute Schulungen sowie Veränderungen der gesperrten Bereiche im Excel Datenblatt konnten keine Abhilfe schaffen.

Im Rahmen des Praxiseinsatz wurde erneut einen Zeiterfassung durchgeführt. Die Zeiten für eine Pflegeplanung, ohne sofortige Fehlerbeseitigung, Wartezeiten aufgrund von Programmproblemen betrug drei Monate nach der Einführung durchschnittlich nur noch 43 Minuten. Also eine Zeitersparnis von ca. 40 Minuten pro Pflegeplanung

Als Fazit ist zu ziehen, das der Kosten-Nutzen-Effekt aufgrund der geringen Fehlertoleranz von Excel und der dadurch bedingten Bedienerunfreundlichkeit und den Just in Time Einsatz der EDV Abteilung zur Fehlerbehebung mit Wartezeiten für die Mitarbeiter, die Kosten in die Höhe getrieben hat.

Als Vorteile sind die gute Lesbarkeit und die Verkürzung der reinen Pflegeplanungszeit zu nennen.

Kosten-Nutzen-Rechnung

Phase 1: Besuch von Messen, Recherche… 148 Stunden

Phase 2: Erstellung eines Anforderungsprofils 32 Stunden

Phase 3: Programmierung EDV 182 Stunden

Phase 4: Erstellung Textbausteine 127 Stunden

Phase 5: Praxistest 48 Stunden

Phase 6: Schulung der Mitarbeiter (8) 32 Stunden

EDV Abteilung für Schulung + Vorbereitung 8 Stunden

Phase 7: Einführung in die Praxis 10 Stunden

Phase 8: Problembehebung in der Praxis (EDV 1 Jahr) 248 Stunden

Wartezeit der Mitarbeiter zur Problembehebung 372 Stunden

Gesamtstundenaufwand: 1207 Stunden

Bei einem durchschnittlichen Stundensatz über alle Mitarbeiter von 26,35 € / Stunde kommt man auf 31.804,45 € für die Einführung einer digitale Pflegeplanung.

Bei einer Einsparquote von ca. 40 Minuten (17,06€) pro Pflegeplanung müsste man bis zur Amortisation der Kosten 1864 Pflegeplanungen schreiben. Im Pflegedienst werden aber nur ca. 400 Pflegeplanungen geschrieben.

Ich kann nur dringend von einer selbst erarbeiteten Lösung abraten.

Mark Henning