Thursday, March 15, 2007

Praxisbericht zur Einführung einer digitalen Pflegeplanung und mobilen Leistungserfassung in einem ambulanten Pflegedienst 2002


Im Jahre 2002 stand die Neubeschaffung eines Abrechnungsprogrammes an, da die bestehende Software nicht für den Datenträgeraustausch (DTA) nach dem SGB XI zertifiziert wurde.

Als erster Schritt wurden in einer Arbeitsgruppe die Anforderungen an eine neue Software festgelegt. Diese Arbeitsgruppe setzte sich aus je einen Mitarbeiter der Bereiche Controlling, Buchhaltung, Verwaltung / Sachbearbeitung, EDV / Administrator, Pflegedienstleitung und einer Pflegefachkraft zusammen. Aufgrund der Vorerfahrungen einiger Teilnehmer mit der selbst erstellten Pflegeplanung wurde von vorneherein von einer Eigenkreation abgesehen.

Die Anforderungen wurden in 3 Prioritäten eingeteilt und durch die Arbeitsgruppe wie folgt festgelegt.

Wobei Priorität 1 eine Muss-Leistung ist, Priorität 2 eine sollte und Priorität 3 eine Luxusleistung ist, sowie Ausschlusskriterien.

Priorität 1

  • Stammdatenverwaltung
    • Patienten
    • Angehörige
    • Ärzte
    • Kostenträger
    • Mitarbeiter
  • Verordnungsmanagement
  • Zertifizierung zum DTA
  • Dienst und Einsatzplanung
  • Automatische Abrechnung
  • Erlösorientierte Leistungsplanung
  • Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung (DATEV)
  • Mobile Digitale Datenerfassung am Patienten mit Handelsüblichen Geräten
  • Umfassende Pflegeplanung
  • Umfassende Pflegedokumentation
  • Betriebswirtschaftliche Kennzahlen
    • Umsatzkennzahlen
    • Mitarbeiter Kennzahlen
    • Klientenkennzahlen
  • Netzwerkfähigkeit
  • Intuitive Bedienerführung
  • Mehrplatzfähigkeit

Priorität 2

  • SQL-server-basiertes System
  • Automatische Datensicherung
  • Kosten sollten unter 15.000€ liegen
  • Ein Grundschulen der Mitarbeiter sollte im Kaufpreis enthalten sein
  • Mandantenfähigkeit

Priorität 3

  • Mahnwesen
  • Schnittstelle zur Personalbuchhaltung

Ausschlusskriterien

  • Keine DOS-basiertes Programm
  • Keine Individuallösung
  • Keine Netzwerkfähigkeit

Mit diesem Leistungsprofil machte sich die Arbeitsgruppe auf die Suche nach einem entsprechenden Programm. Die Suche gestaltete sich als sehr schwierig, da viele Programme augenscheinlich die geforderten Kriterien erfüllten.

Bei genauerem hinsehen und prüfen in persönlichen Gesprächen mit Außendienstmitarbeitern, der entsprechenden Firmen und / oder Demonstrationen, traten oft Mängel und Differenzen zwischen den beschrieben Leistungen und der Wirklichkeit zu tage.

Als häufigste Mängel wurden folgende Punkte ermittelt:

  • Die DTA Zulassung war noch nicht vorhanden, oder nur beantragt
  • Eine mobile Datenerfassung war noch nicht einsatzfähig
    • Oder die Erfassung war nur mit Firmen eigenen teuren Geräten möglich
  • Die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen hatten nur ungenügende Aussagekraft (beispielsweise wurde die Anzahl der Hausbesuche pro Tag als wichtige Kennzahl vermittelt)

Die Arbeitsgruppe war durch das erarbeitete Anforderungsprofil in der Lage aus dreizehn verschiedenen Programmen zwei heraus zu Filtern, die die weitestgehend dem erarbeiteten Profil entsprachen.

Die Arbeitsgruppe empfahl der Geschäftsführung beide Programme wobei sie eines favorisierte.

Nach der Entscheidung der Geschäftsführung für das von der Arbeitsgruppe favorisierte Programm folgte die Einführungsphase des Programms als nächster Schritt.

Die Einführungsphase wurde in zwei Schritte gegliedert, die Vorbereitung und eigentliche Einführung.

In der Vorbereitungsphase wurde durch den Support der Softwarefirma vorbereitende Maßnahem wie beispielsweise die Implementierung der Leistungskataloge, Mitarbeiterstammdaten sowie auch der Patientenstammdaten durchgeführt.

Von unserer Seite wurden die erforderlichen Geräte zur mobilen Datenerfassung beschafft, und die erforderlichen Ressourcen im Netzwerk (wie beispielsweise der externe Zugriff zur Fernwartung) zur Verfügung gestellt

Zu Beginn der Einführungsphase wurden die Mitarbeiter in den für sie jeweils wichtigen Programmodulen geschult.

Die Schwerpunkte hierbei erfolgten aufgrund der pflegerischen oder verwaltungstechnischen Unterscheidung.

Die pflegerischen Mitarbeiter wurden in den Bereichen Pflegeplanung, Pflegedokumentation und mobile Datenerfassung geschult.

Die Mitarbeiter der Verwaltung wurden im Bereich Datenerfassung, Verordnungsmanagement und Abrechnung geschult.

Die Pflegedienstleitung nahm an allen Schulungen teil und erhielt als spezielle Schulung den Bereich der Dienst- und Einsatzplanung.

Kosten-Nutzen-Berechnung:

Als Kosten für die Software werden nur die Anschaffungskosten in Höhe von 20,000€ zugrunde gelegt. Anfallende Wartungskosten werden nicht mit berechnet.

Die Einrichtung und Installation der Software benötigte 3 Stunden.

Die erforderlichen Vorarbeiten 15 Stunden.

Der Besuch von Messen, Außendienstmitarbeitergespräche und Demonstrationen nahm insgesamt 168 Stunden in Anspruch.

Der Schulungsaufwand für 10 Mitarbeiter dauerte insgesamt 50 Stunden.

Durch die digitale Zeiterfassung konnte die Tourenplanung optimiert werden, was sich im Durchschnitt mit ca. 6 stunden weniger Fahrzeit in der Woche bemerkbar macht. Die Dauer der Pflegeplanung wurde von 43 Minuten auf 25 Minuten gesenkt.

Die Zeit für die monatliche Abrechnung konnte von 19 Stunden auf 6,5 Stunden gesenkt werden. Durch die Teilnahme am DTA, konnten weitere Kosten für den Versand und Druck von Rechnungen in Höhe von 10,00 € Pro Monat erzielt werden.

Durch die Möglichkeit, dass das Programm in einzelne Module und das Grundprogramm in Varianten bis 20,50,100 oder über 100 Patienten ( 990,00€, 1990,00€, 2990,00€ oder 3990,00€) gestaffelt ist, ist die Anschaffung auch für kleinere Dienste erschwinglich. Weiterhin besteht die Möglichkeit Programmmodule wie Dienstplanung, Pflegeplanung… als Einzelbausteine auch später dazu zu kaufen.

Kostenaufwand:

Personalkosten (Schulung, Vorarbeit…) 6218,60€

Software Grundversion über 100 Patienten 3990,00€

Schnittstelle Finanzbuchhaltung 500,00€

Dienst und Tourenplanung über 10 Mitarbeiter 1490,00€

Mobile Datenerfassung (PC) 1990,00€

Mobile Datenerfassung (PDA je 190,00€) x 8 1520,00€

Pflegeplanung und Dokumentation 990,00€

Kennzahlen Auswertung 990,00€

Mobile Datenerfassungsgeräte (8 stk.) 1920,00 €

Netzwerklizenz (einmalig) 350,00€

Installation / Ersteinrichtung Pauschal 300,00€

Erstschulung bei Inbetriebnahme 300,00€

Gesamt: 20558,60

Zusätzlich entstehen Kosten für Wartung und Support in Höhe von 110,00€ im Monat. Diese werden in den Berechnungen nicht mit einbezogen.

Kosteneinsparungen:

Personalkosten Tourenplanung 8221,20 €

Abrechnung (12 Monate) 3952,00 €

Pflegeplanung (bei ca. 400 Planung / a) 4039,72€

Materialkosten 120,00€

Gesamt: +16.332,92 €

Ergibt eine negativ Deckung im ersten Jahr von 4225,68€ die aber im Folgejahr umgekehrt wird.

Die Investition hat sich nach ca. 15 Monaten amortisiert.

Die Einführung und Umsetzung mit den Mitarbeiter aus dem Pflegeteam war sehr kurz, da die gewünschte und vom Hersteller beschriebene intuitive Bedienerführung mehr als das Versprochene gehalten hat.

Im Bericht ist bewusst auf die Nennung von Produktnamen verzichtet.

Für weitere Fragen und Erfahrungsberichte steht ihnen der Autor unter Mark.Henning@kbl-hochtaunus zur Verfügung.

2 Comments:

Blogger Valeri said...

Fand die Prioritäteneinteilung in "muss - sollte - Luxus" ganz interessant. Muss aber aus eigener Erfahrung sagen, dass sich gerade sogenannte Luxusleistungen nach einer gewissen Zeit oft als unentbehrlich erweisen. Wenn man sich dann auch noch das Ergebnis ansieht (Amortisierung in nur 15 Mon.) wird wieder einmal deutlich, dass man grundsätzlich nicht bei den tgl. Arbeitsinstrumenten sparen sollte.

22 March, 2007  
Anonymous Lucas said...

Ich habe ein paar Artikel darüber gelesen, aber das gab mir zu denken. Der Autor ist in der Lage, große Ideen für Ihr Blog zu übertragen.

25 January, 2016  

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