Leistungs- und Zeiterfassung mit Hilfe von mobilen Scan-Geräten

Diese EDV-gestützte Dokumentation kann ich aus eigener Erfahrung schildern.
Kennengelernt habe ich das einscannen von Pflegeleistungen in der ambulanten Pflege vor über fünf Jahren.
Das Prinzip ist einfach: Der Pflegedienst hattte mehrere SCANNER in seinem Besitz.
Diese ca. 25 cm lange Geräte waren mit einem Display, einer Zahlentastatur und einem Infrarotsensor der das eigentliche einscannen übernahm, ausgestattet.
Jede Mitarbeiterin hatte einen eigenen Zugangscode für die Geräte, so dass durchaus mehrere Mitarbeiterinnen ein Gerät benutzen konnten, sofern sie nicht zur gleichen Zeit im Dienst waren.
Mit Hilfe des Zugangscodes (einzugeben über die Zahlentastatur) konnte man sich anmelden und so war schon der Arbeitsbeginn festgehalten.
Jeder Patient war ebenfalls in das Gerät eingespeichert und sobald die Pflegekraft vor Ort war, wählte sie den betreffenden Patienten im Gerät aus und so war gleichzeitig die Fahrzeit und der Beginn der Tätigkeit beim Patienten gespeichert.
Am Ende der Maßnahmen vor Ort konnte die Pflegekraft nun ihre Handlungen einscannen. Jeder Tatigkeit war ein Bar-Code zugeordnet - von der Körperpflege über Wundversorgung bis zu hauswirtschaftlichen Tätigkeiten - und die jeweilig erfolgte Pflegehandlung wurde durch den Bar-Code mit Hilfe des Scanners gespeichert. Nun konnte man noch Besuchszeitende eingeben und schon waren alle Pflegemaßnahmen, sowie die Dauer des gesamten Besuches festgehalten.
Dieser Vorgang wiederholte sich bis Dienstende und auf Station meldete die Pflegekraft sich ab und schaltete den Scanner aus.
Durch ein USB-Kabel wurden nun die Scanner nacheinander mit einem PC verbunden, alle Daten übertragen und so hatte man am Monatsende eine genaue Übersicht über alle Leistungen für jeden Patient (danach wurden die Rechnungen erstellt), wie lange dies dauerte (danach konnte man eventuellen höheren Pflegebedarf ersehen) und die genauen Arbeits- und Fahrzeiten jeder Mitarbeiterin.
Da ich später auch ohne dieses Gerät gearbeitet habe, weiß ich um den enormen Zeitaufwand, was das Abzeichnen der Leistungen, das aufschreiben der eigenen Arbeits- und Fahrzeiten und das Erstellen einer Leistungsabrechnung für jeden Patienten bedeutet.
Zwar ist der Anschaffungs- und Wartungsaufwand dieser Scanner groß, lohnt sich aber im Endeffekt.
Diese Methode ist kostensparender, als das manuelle Erfassen und dokumentieren der Leistungen und Arbeitszeiten.

Unterstützung der DRG-Dokumentation durch eine EDV-gestützte Dokumentation in der Pflege

In der Uniklinik des Saarlandes wird seit geraumer Zeit ein rechnerunterstütztes Pflegeanamnese und -leistungsdokumentationssystem angewandt.
Da es lediglich auf der Pneumologischen Station genutzt wird, sind die Daten leider nicht allgemein gültig - aber doch aussagekräftig, da es sich hier um immerhin 74 Betten handelt.
Dieses Dokumentationssystem nennt sich KAS (= klinisches Arbeitsplatzsystem) und ist mobil bedienbar mit minimalem Aufwand.
Die Pflegedokumentation arbeitet mit ATL´s und verwendet unterschiedliche Items für Pflegeanamnese und Pflegeleistungen. Jedes Item hat definierte Regeln die aus DRG-relevanten Prozeduren abgeleitet sind.
So konnten über 500 Regeln definiert werden (bestehend aus Pflegeleistungen und Pflegeanamnese) die nicht nur spezielle Pflegeleistungen erklären, sondern auch DRG-relevante Diagnosegruppen.
Mit Hilfe von einem Code der speziell entwickelt wurde, kann also jede Pflegeleistung per mobiler Eingabe einer DRG-relevanten Diagnose zugeordnet werden.

Der Vorteil hier liegt in der Vervollständigung der DRG-Dokumentation, ohne erhöhten Dokumentationsaufwand für die einzelne Pflegekraft.
Auch die Zeitersparnis bei der Durchsicht der Akten und Listen mit Pflegeleistungen ist signifikant.
Leider sind über die Kosten keine Aussagen gemacht worden - ich denke doch, dass der beschriebene Personalkostenaufwand bei der Implementierung und die Anschaffungskosten der mobilen Geräte erheblich sind.
Es bleibt zu sagen, dass sicher durch optimale DRG-Dokumentation wie sie diese Lösung bietet Kosten eingespart werden können, und doppelte Dokumentation vermieden werden kann.

Clinic coach..... die digitale Patientenkurve

Ich möchte im folgenden ein digitales Patienteninformationssystem beschreiben welches zum Teil schon Anwendung findet ( z.B im Klinikum Kassel ; leider nur auf einer Station, so das viele Vorteile des Systems nicht genutzt werden).
Cliniccoach ist ein mobiles, digitales System zur Erfassung und Anzeige aller im Betrieb anfallender Leistungen an einem Patienten, wie beispielweise:
- Medikation
- Arztanordnungen
- Pflegetätigkeiten
- Labor- und Vitalwerte
Technisch ist das System eine Kombination aus Handhelds und PC`s bzw. Notebooks.
Mit den Handhelds ( PDA`s basierend auf Palm OS- Betriebssystem) werden die Daten zeitnah, direkt am Patientenbett erfasst bzw. kann man sich alle Informationen mobil am Krankenbett anzeigen lassen.
Das Konstruktionsprinzip des Cliniccoach sind stationsspezifische Listen, die anhand von Musterlisten nach Vorgaben der Stationen erstellt werden. Da diese Listen variabel für jede Station erstellt werden können, ist es möglich jede Art von Station oder Tätigkeit im System abzubilden und somit auch jede Art von Leistung zu erfassen.
Diese Listen sollen einen schnellen Einstieg in das Programm garantieren, da der Nutzer seinen ihm vertrauten Arbeitsalltag wiedererkennt und damit schon die Hälfte des Programms beherrscht. Ergänzend können intgrierte Standards wie z.B. Clinical Pathways oder Pflegestandards genutzt werden.
Um eine hohe Funktionalität zu gewährleisten, erfolgt die Bedienung intuitiv mit einen Stift auf dem Touchscreen des Handhelds ( entspricht dem Schreiben auf einen Notizblock ). Dies soll eine hohe Akzeptanz durch den User gewährleisten.
Die Patientendaten werden nur einmal erfasst und stehen über einen einfachen Datenabgleich per Synchronisation automatisch zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
Ergebnis sind standardisierte, digitale Daten und Kurvenblätter die jederzeit mit entsprechenden Nutzungrechten abgerufen oder ausgedruckt werden können. Statistische Auswertungen sind ebenfalls möglich. Die Einführung auf der Station hat gezeigt dass durch diese Art der Erfassung ( Zeitnah, mobil) 20% mehr Daten erfasst wurden.
Der Medizin-Controller kann durch die digitale Kurve eine zeitnahe Betrachtung des Patienten vornehmen und ggfs. abrechnungsrelevante Indikatoren finden, die den Erlös aus den Fallpauschalen erhöhen. Also Vorteile über Vorteile , lasst uns beginnen.

Einsatz von standardisierten Pflegeplänen in rechnerbasierten Pflegedokumentationssystemen

Die Pflegedokumentation ist neben der ärztlichen Dokumentation ein wesentlicher Bestandteil der klinischen Dokumentation.Sie begleitet den gesamten Pflegeprozeß.Seit vielen Jahren gibt es Bemühungen, für den Bereich der Pflegedokumentation eine Rechnerunterstützung anzubieten, um so die Qualität der Pflegedokumentation zu erhöhen, Aufwände zu reduzieren und Auswertungsmöglichkeiten zu verbessern.Dies wurde bislang jedoch nur wenig verwirklicht.Begründet wird dies unter anderem durch eine fehlende Formalisierung der pflegerischen Fachsprache und dem Fehlen von übergreifenden standardisierten Pflegeplänen.
Für die Einführung eines Pflegedokumentationssystems ist es unabdingbar, geeignete Kataloge und Standards für die Pflegeplanung und Pflegedokumentation anzubieten.
Die Pflegedokumentation begleitet den gesamten Pflegeprozeß, er umfasst im einzelnen sechs Verfahrensschritte: die Informationssammlung, das Erkennen der Probleme und Ressourcen des Patienten, die Festlegung der Pflegeziele, die Planung der Pflegemaßnahmen, die Durchführung der Pflege und das Beurteilen ihrer Wirkung auf den Patienten.
Die standardisierten Pflegepläne bilden für ein bestimmtes Thema die typischen Probleme (und Pflegediagnosen)und Ressourcen des Patienten, die daraus resultierenden Pflegeziele und pflegerischen Maßnahmen ab.Für die Erstellung der Standardisierten Pflegepläne ist die Erarbeitung einer pflegerischen Terminologie notwendig.Um den Zielen der Qualitätssicherung und der Wirtschaftlichkeit gerecht zu werden, muss die pflegerische Terminologie eine hohe Vergleichbarkeit und Wiederverwertbarkeit ermöglichen. International wird zur Zeit ein umfassendes Klassifikationssystem für die pflegerische Praxis erarbeitet.Diese Klassifikation soll unter anderem dazu eingesetzt werden, die pflegerische Fachsprache zu vereinheitlichen

Ein Anwendungssystem zur Unterstützung der Pflegedokumentation muß gut in die Abläufe der pflegerischen Praxis integriert werden; es ist ein viel genutztes Werkzeug in der täglichen Arbeit der Pflege. Die standardisierten Pflegepläne spielen hierbei eine zentrale Rolle. Bei einer Studie konnte gezeigt werden, dass durch den Einsatz von dem Pflegedokumentationssystem PIK zur Erstellung von standardisierten Pflegeplänen der zeitliche Aufwand der Pflegeplanung reduziert werden konnte.
Beim Einsatz eines Anwendungssystems zur Pflegeplanung hat sich gezeigt, dass die Pflegedokumentation vollständiger und lesbarer ist und sowohl vom Pflegepersonal wie auch vom ärztlichen Dienst mit hoher Akzeptanz angenommen wurde.

Current oppurtunities and barriers to creat an effective health care information infrastructure

Patient safety is a well documented priority for healthcare organization.This focus provides an oppurtunity for healthcare organizations to evaluate the use of information technology and the related infrastructure to deliever safe ang effective patient care.
Computerized provider order entry (CPOE), clinical information systems and bar coded medication management are three top applications for healthcare organizations in the next several years as reported in the survey of nurse informatics.
The extensive clinical background of nurse informatics is valuable, as nurses have an intimate understanding of the workflow, environment and procedures that are necessary to achieve success.
Another opportunity and potential barrier for creating an effective healthcare information infrastructure relates to leadership and a clear strategic vision.The complexity of creating a healthcare information infrastructure is immense and can only be developed once it has been defined. Many efforts in this direction both at the conceptual level to the detailed data level.
Yet the missing link may be the discussion about how to destill this information into practical, usable models that can be applied to improve the work environment of the nurse and improve patient safety.Once an effective healthcare information infrastructure is defined, it could be recognized and promoted from both a nursing and collaborative care model.
The survey of nurse informaticists identified financial resources as the largest barriere to success in their role of implementing health care information infrastructures. Lack of user acceptance or administrative support, and software design that ignores current workflow processes were also described as barriers

Two types of data are available related to the ROIs (Returns on Investment) of nurses utilizing information systems in the delivery of patient care.Researchers began evaluating the value of computer terminals at the bedside or at the point of care.In one study of the impact of bedside terminals on the quality of nursing documentation the researchers found that completeness of documentation measured by the presence or absence of components of the record was better with bedside terminals.In addition they found that timeless of documentation was improved closer to the actual time when care was delivered.Other benefits of nurses using computers to document practise were the integration of care plans with nursing interventions, calculation of specific acuity and automatic bills for nursing services.

In conclusion I would say, that nursing informatic systems are an improvement,if the software design supports the workflow process and acceptance and administrative support are existent.

Gegenüberstellung positiver und negativer Aspekte bei der Einführung von Pflegeinformationssystemen

Positiv:
- gute und vollständige vVerknüpfung medizinischer und pflegerisch-relevanter Daten
- keine doppelte Dokumentation durch elektronische Überwachung
- Übertragungsfehler können vermieden werden
- Formulierungshilfen machen das Eintragen leichter, schneller, einheitlich lesbar für alle
Mitarbeiter
- einheitliche Datenspeicherung und Wegfall kostenintensiver Aufbewahrungsmöglichkeiten,
möglichkeit der Mehrfachspeicherung
- vollständige und einheitliche Erfassung aller medizinisch und pflegerischer Daten
- Pflegeprozess kann einheitlich und transparent gestaltet werden
- Vernetzung aller Funktionsbereiche möglich, dann vollständiger und schneller Informations-
fluss, was ebenfalls Zeiten und Wege einspart
- Programme sin erweiterbar und somit auch für Sparten wie Personalbedarf, QM und
Auslastungsstatistiken verwendbar



Negative Aspekte:
- Z.T wohl sehr hohe Anschaffungskosten, genaue Aufstellung bzw. Auflistung der Kosten
wurden in einem Beitrag bisher dargestellt
- laufende und zusätzliche Kosten für Neuanschaffungen, Wartung, Lizenzgebühren, EDV-
Beauftragte etc.
- bei den Mitarbeitern zu überwindene Skepsis gegenüber neuen Medien
- Einführungsschulung und laufende Fortbildung der Mitarbeiter ist teuer und zeitaufwendig
-Bei Einführung Mehrarbeit für Pflegedienstdirektion, Plege, Ärzte, Technik, Controlling

Fazit:
Ob die Einführung eines elektronischen Informationssystems von einer Kosten-Nutzen Bilanz abhängig gemacht werden sollte, ist fragwürdig, in dem Sinne, dass zu Beginn sehr hohe Kosten,
Skepsis und allerhand Organisatorisches zu bewältigen ist. Nach der vollständigen Umstellung auf EDV-Dokumentation, kann es vor allem in Bezug auf Effizienz und Einheitlichkeit in der Dokumentation zur Verbesserung der Arbeit beitragen.